デジタル庁は、約18万人の職員が利用する生成AI基盤「源内」を、インフラ担当者1〜2人体制で運用している。2025年5月にデジタル庁内での利用を開始し、2026年度には全府省庁の約18万人が生成AIを利用できる体制を目指している。省庁ごとに環境を分ければセキュリティは上がるが、運用の手間はテナントの数だけ膨らむ。デジタル庁は、ユーザー認証の仕組み、ネットワークの制御、アカウント単位での通信制限という3つのセキュリティ層を設け、AIエージェントが安全に動ける範囲を事前に限定することで、少人数での運用を可能にした。
これは要するに、少人数で大規模を回すには、手順を型にして判断に集中できる設計が要る、という話です
デジタル庁が18万人規模の基盤を1〜2人で運用できるのは、セキュリティの判断を事前に型にしたからです。AIエージェントが動ける範囲を最初に限定しておけば、個別の判断を毎回求められることがなくなります。中小企業でも、少人数で多くの案件や顧客を回すには、同じ設計が要ります。手順を型にして、判断だけに時間を使える状態を作ることです。
提案資料を全員共通にしたら、担当者が「何をすればよいか」を自分で持って動けるようになりました
デジタル庁が事前に動ける範囲を限定したのと同じことが、ある会社でも起きていました。少人数で、経験の浅い人も含めて同じ仕事を回す必要がある状態でした。
そこで、提案資料は全員が同じものを使い、相手の情報だけを差し替える形にしました。アポイントを取るときのトークスクリプトは、ほぼ完成した形で用意しておきました。面談の進め方は、資料が同じなので自然と揃います。何をいくらから提案するか、月10万円から始める形も決めておきました。毎月の報告の様式も共通にしました。
一方で、あえて型にしなかったものがあります。その月の報告で何を話すかです。決裁権を持つ人をどう引き出すかも、案件ごとに考えさせました。責任者が最初は顔を出さず、後から出ることで決裁者を引き出す仕掛けとして使うこともありました。
型と別に効いたことがあります。担当者は毎日、担当先の管理画面を開いて数字を見ていました。日々見ていると、相手の事情も、改善すべき点も、競合の動きも自然と入ってきます。相手と対等に話せる知識がつくのが早くなりました。
結果、各自が「何をすればよいか」を自分で持って動けるようになりました。勤務時間は短くなかったのですが、辞める人はいませんでした。手順を型にしたからこそ、残った判断に時間を使えたからです。デジタル庁が、AIエージェントの動ける範囲を事前に限定したのと、構造は同じです。
全部を型にすると判断まで止まり、全部を個別にすると手順で時間を奪われます
全部を型にしようとすると、判断まで型にはまって現場が止まります。一方で、全部を個別にすると、手順を考えるだけで時間を奪われます。手順だけを型にすれば、判断に集中できます。
デジタル庁が、AIエージェントの動ける範囲を事前に限定したのも、同じ理由です。個別の判断を毎回求められると、1〜2人では回りません。動ける範囲を最初に決めておけば、その中での判断だけに集中できます。
中小企業でも、少人数で多くの案件を回すには、手順を型にして判断だけに時間を使える設計が要ります。型にすべきは手順であって、判断ではありません。手順が型になっているから、判断に時間を使えます。
提案資料・面談の進め方・報告様式を共通フォーマットにし、何を判断事項として残すかを明示してください
明日から無料でできることがあります。自社の提案資料を、全員が同じものを使う形にしてください。相手の情報だけを差し替える箇所を明示します。面談の進め方も、資料に沿って進める順番を決めておきます。報告様式も共通にします。
そのうえで、何を判断事項として残すかを明示してください。報告で何を話すか、決裁者をどう引き出すかは、案件ごとに判断させます。手順は型にして、判断だけを残します。
型にした手順が現場で本当に回るかは、外から見ないと分かりません
ただし、型にした手順が現場で本当に回るかは、外から見ないと分かりません。提案資料を共通にするといっても、どこまで共通にして、どこを差し替え箇所にするかは、扱う商材や顧客の業種で変わります。報告で何を判断事項として残すかも、社内の決裁の流れや、担当者の経験年数で変わります。その一社ごとの設計は、外から一般論では出せません。UNICUSは、手順と判断の切り分けを一緒に設計します。
手順と判断の切り分けを、30分で一緒に設計しませんか
提案資料・面談の進め方・報告様式のどこを型にして、何を判断事項として残すかを、30分で一緒に決めます。その場で提案や見積もりは出しません。手順を型にして、判断に集中できる設計を作ります。下記フォームから、都合のよい日時を3つお送りください。
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