Googleは2026年3月10日、AIアシスタント「Gemini」をGoogle Workspaceに深く組み込む機能を発表しました。対象はドキュメント、スプレッドシート、スライド、ドライブです。
Geminiは、利用者のファイル、メール、カレンダー、そしてウェブ上の情報を材料にして、文書の下書きや表、スライドを作ります。文書では書き方や書式を既存のものに合わせる機能、表では指示に沿って中身を埋める機能、ドライブでは検索結果に出典付きの要約を出す機能などが用意されました。
提供はベータ版として同日から始まり、対象は上位プランの契約者です。
書く作業そのものは、機械に渡せるようになりました
これは要するに、社内のメールやファイルを材料にして、文書や表をAIが作れるようになった、という話です。白紙から書き始める作業は、ほとんど残りません。
従業員が10名から100名の会社に置き換えると、こうなります。これまで「書く時間がないから記録が残らない」と説明されてきた問題は、書く時間の問題ではなくなります。残るのは、何を書き、それをどこに置くのかという問題です。
板書に変えたら会議が変わり、そして会議が終わると消えました
私が実際にやってみたことの話をします。ある組織では、議論を口頭だけで進めていて、記録もほとんど残っていませんでした。書く習慣そのものがありません。
そこで、全員に見える一つの面に、出た発言を書きながら進める形に変えました。特別な道具は使っていません。その場にある面に、順番に書いていくだけです。
これが効きました。口頭だけで進めると、自分が話す順番を待っている間に、思いついたことが消えていきます。書かれた面があると、「いま何の話をしているか」を面のほうが肩代わりしてくれます。各自が論点を覚えておく負担が消えるので、話すことに集中できます。
結果として、発言の数が増えました。発言する人の顔ぶれも増えました。何度か続けているうちに、進行を担う立場の人が自分で書きながら進めるようになり、他のメンバーも同じ面を使い始めました。書く文化がない組織でも、面を一つ置くだけで変わります。
ただし、やり方には条件があります。書き手は、無意識のうちに何を書き何を書かないかを選んでしまいます。だから「発言は漏らさず書く」を運用として先に置きました。それから、各自の手元の資料に書き込ませる形式では成立しません。全員が同じ一つの面を見ていることが条件だからです。
そして、限界もはっきりしていました。書いた面は、会議が終われば消えます。写真に撮っておくことはできますが、後から「あの件はどこに書いてあったか」を探すことはできません。画像は検索できないからです。
つまり、書く文化を作ることと、書いたものが後から使える状態にしておくことは、別の仕事でした。前者は面を一つ置けば動きます。後者は、まったく手が付いていませんでした。
書かれた量が増えることと、後から引き出せることは別です
AIが文書を作ってくれるようになると、社内に文字が増えます。議事録も、報告も、要約も、指示すれば出てきます。ここまでは間違いなく前進です。
問題は、その次にあります。増えた文字の中から、後で必要になったものを引き出せるかどうかです。引き出すには、どこに置くか、どういう単位で置くか、何という名前で置くかが決まっている必要があります。
ところが、この決めごとは、たいてい誰の担当にもなっていません。文書を作る人は、自分が使う目的で作ります。その時点では、置き場所も名前も自分が分かっていれば十分です。後から他人が探すことは、想定に入っていません。
ここでAIを入れると、文字の量だけが増えます。板書を写真に撮って残したのと同じで、存在はしているのに引き出せない状態が、量だけ増えていきます。
明日から、費用をかけずに試せること
次の順番で進めます。
- 直近に作った社内向けの文書を一つ選ぶ
- その文書に、後から探すときに使いそうな言葉が本文に含まれているかを確認する。含まれていなければ、冒頭に一行足す
- 置き場所を決める。すでにある場所でかまいませんが、「この種類のものはここ」と言い切れる状態にする
- 別の人に、その文書を探してもらう。見つからなければ、名前か置き場所を変える
この作業で分かるのは、書いた本人以外がその文書にたどり着けるかどうかです。たどり着けなければ、その文書は社内にあっても無いのと同じ扱いになります。
ここまでに費用は要りません。AIに書かせる前に、書いたものが見つかるかどうかを先に試しておくと、後の手戻りが減ります。逆にこの確認をせずに量だけ増やすと、探せない文書が増えた分だけ、探す時間が延びていきます。
ただし…
どういう単位で置くかは、会社によって変わります。案件ごとに探す会社もあれば、顧客ごと、時期ごとに探す会社もあります。探し方が違えば、置き方も変わります。他社の分類をそのまま持ち込むと、探すときに合いません。ここに一般解はありません。
UNICUSは、この置き方を一緒に決めるところから関わっています。私自身、日々の業務でファイル置き場やチャットにAIを繋いで使っており、その前は検索連動型広告の運用を17年、200社以上で行ってきました。
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